Déclaration de protection des données

Le cabinet Réflex’Lumière confirme par la présente déclaration que les règles suivantes,
conformément à la loi sur la protection des données et au règlement y relatif, sont respectées.
Il met tout en œuvre pour traiter les données personnelles des client-es avec le plus grand soin et la
plus grande discrétion dans le respect de la loi sur la protection des données (LPD), de la
réglementation de l’Union européenne (RGPD).

Objectif de la présente déclaration

L’objectif de la présente déclaration est d’informer les client-es du cabinet sur la manière dont sont
traitées leurs données personnelles et sensibles qui sont collectées dans le cadre des activités du
cabinet.

Collecte des données personnelles

Seules les données en rapport avec le traitement thérapeutique, la facturation ou pertinentes pour une
information sur d’éventuelles offres sont traitées. Il peut s’agir de données générales sur la personne
(nom, adresse, numéro de téléphone, etc.), d’informations sur sa santé/l’évolution de la maladie, de
diagnostics déjà posés et, le cas échéant, d’autres données que le/le client-e a transmises en lien avec le
traitement (dossier du patient).
Toutes les données personnelles sont collectées avec l’accord du/de la client-e, lors de la prise de
rendez-vous en ligne (application Onedoc, contrat de sous-traitance), transmises oralement ou par écrit
par le client, de documents que le/le client-e a transmis en lien avec le traitement et dans le cadre des notes de séances.

Sécurité des données personnelles

Les données administratives et de facturation sont collectées, enregistrées et traitées dans le dossier de
patient-e, respectivement dans le dossier nécessaire à l’administration, dans l’application Onedoc pour
la facturation selon le tarif 590 (contrat de sous-traitance).
Les données en lien avec l’état de santé (notes de séances, rapports médicaux, etc.) sont collectées,
enregistrées et traitées dans un fichier sur un serveur externe sécurisé.
Si les données sont collectées et traitées physiquement, elles sont conservées dans un local ou une
armoire fermant à clé et non accessible à des tiers non autorisés. Les données collectées par voie
électronique sont conservées de manière sécurisée (pare-feu, mot de passe, etc.).

Transmission de données personnelles

Les données ou des parties de celles-ci ne sont rendues accessibles à d’autres personnes ou institutions
(assureurs, etc.) qu’avec l’accord explicit du/de la client-e. Les ordonnances judiciaires ou la mise en
œuvre de droits légitimes de la part du cabinet constituent des exceptions.

Conservation des données personnelles

Sauf dispositions cantonales ou autres dispositions légales contraires, les données collectées seront
effacées vingt ans après la dernière consultation dans le cabinet

Communication écrite avec le/la client-e

La communication écrite entre le/la client-e et le cabinet se fait par e-mail, SMS ou autre messagerie et
de manière non cryptée. Les documents sensibles (factures et justificatifs pour l’assurance maladie)
sont accessibles de manière sécurisée via le portail client (accès par double identification). A la
demande du/de la client-e, il est possible de recevoir les factures et justificatifs pour l’assurance
maladie par e-mail. Dans ce cas, la Déclaration de consentement pour l’envoi des factures par e-mail
doit être signée au préalable.

Droits des client-es

Tout-e client-e actuel-le ou ancien-ne peut demander à tout moment un double de toutes les données
collectées à son sujet dans un format électronique courant. Seules les données physiquement

disponibles seront scanées à cette fin et seront envoyées sous forme de PDF ou de document papier.
En règle générale, les données sont remises gratuitement et dans un délai maximum de 30 jours.
Contact et renseignements

Toute question relative au traitement des données personnelles et à l’exercice des droits du/de la
client-e sont à adresser à la responsable des dossiers clients et de la protection des données.